Udział firmy audytorskiej w inwentaryzacji znaczących składników majątkowych – www.VademecumKsiegowego.pl. Prowadzenie ksiąg rachunkowych. Przygotowanie do inwentaryzacji rocznej i rozliczenie jej wyników - Dodatek nr 14 do Zeszytów Metodycznych Rachunkowości nr 20 (500) z dnia 20.10.2019. Katalog podmiotów, które są zobligowane Arkusz spisu z natury, Inwentaryzacja, Remanent (341-1) ☝ taniej na Allegro • Darmowa dostawa z Allegro Smart! • Najwięcej ofert w jednym miejscu • Radość zakupów ⭐ 100% bezpieczeństwa dla każdej transakcji • Kup Teraz! • Oferta 11052956878. INFORRB poleca: Nieprawidłowości w wypełnianiu arkuszy spisu z natury. Arkusze spisowe powinny być wypełniane w sposób czytelny i trwały. Jeśli na arkuszu spisowym przeznaczonym do ujęcia wyników spisu z natury w danym polu spisowym pozostały niewypełnione pola – należy je wykreślić w taki sposób, aby nie było możliwe Ustawa o rachunkowości w art. 26 ust. 1 określa między innymi, że środki trwałe należy inwentaryzować raz w roku, na ostatni dzień roku obrotowego. Powinno to zostać dokonane drogą spisu ich ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic. . W niniejszym artykule znajdują się praktyczne porady dotyczące przeprowadzania spisu z natury zapasów magazynowych, ewidencjonowanych ilościowo-wartościowo techniką elektroniczną. Jednostka po raz pierwszy w tym roku będzie przeprowadzać spis z natury zapasów magazynowych, ewidencjonowanych ilościowo-wartościowo techniką elektroniczną (z wykorzystaniem czytników kodów paskowych). Jak trzeba prawidłowo przygotować i przeprowadzić taką inwentaryzację? Przygotowanie magazynów do spisu z natury za pomocą czytników kodów paskowych obejmuje następujące kroki. Polecamy: Inwentaryzacja w jednostkach sektora finansów publicznych KROK 1 - Uporządkowanie i oznakowanie zapasów magazynowych W pomieszczeniach magazynowych należy przede wszystkim oddzielić zapasy magazynowe własne jednostki, które będą inwentaryzowane z użyciem techniki elektronicznej, od zapasów obcych, złożonych w depozyt, które będą inwentaryzowane techniką tradycyjną. Materiały obce należy podzielić według kontrahentów, a także według zdeponowanych dostaw. Następnie należy uporządkować materiały własne jednostki. Materiały, które są znakowane kodami paskowymi na każdej sztuce, trzeba ułożyć według asortymentów, oddzielając ich poszczególne rodzaje. W przypadku materiałów, których nie da się oznaczyć kodem paskowym na każdej sztuce (np. przechowywana luzem żywność, tkaniny, folie itp. materiały na belach mierzone w metrach, materiały ciekłe i sypkie kupowane odpowiednio na litry lub na kilogramy/tony, materiały drobne luzem: gwoździe, śruby, kołki rozporowe, przekładki itp.), należy je również podzielić według asortymentów i nakleić ich etykiety identyfikacyjne (kody paskowe) na miejscach ich przechowywania. W ramach czynności przedinwentaryzacyjnych trzeba w przepisach wewnętrznych jednostki ustalić sposób dokonywania ich inwentaryzacji (metoda przeliczania, metoda pomiarów i obliczeń szacunkowych) i przygotować potrzebne do tego urządzenia/przyrządy pomiarowe. W przypadku materiałów przechowywanych w opakowaniach zbiorczych producenta/dostawcy należy odpowiednio pogrupować różne asortymenty materiałów i oznakować kodami paskowymi opakowania zbiorcze. W miarę możliwości materiały w opakowaniach zbiorczych powinny być złożone razem z materiałami tego samego rodzaju, które zostały rozpakowane w celu przygotowania do wydania do zużycia. KROK 2 - Sprawdzenie kompletności ewidencji magazynowej Należy bezwzględnie sprawdzić: czy do ewidencji syntetycznej i analitycznej zostały wprowadzone wszystkie dokumenty przychodowe i rozchodowe za ostatnie 2 lata (czyli od ostatniej inwentaryzacji), czy wszystkie dokumenty zostały w ww. ewidencji prawidłowo ujęte i opisane. Czynności te zapobiegają powstawaniu pozornych równic inwentaryzacyjnych będących wynikiem nieprawidłowego wprowadzenia danych do ewidencji księgowej. KROK 3 - Ustalenie zespołów spisowych Spis z natury za pomocą czytników komputerowych powinien być ze względu na konieczność zachowania obiektywizmu przy wykonywaniu czynności spisowych przeprowadzany przez minimum dwuosobowe zespoły spisowe. Liczba zespołów zależy od wielkości zapasów magazynowych i ich rodzaju, a także liczby czytników kodów kreskowych, w które jest wyposażona jednostka (zgodnie z zasadą jeden czytnik - jeden zespół spisowy). Zobacz: Rachunkowość budżetowa KROK 4 - Podział magazynu na pola spisowe i wyposażenie zespołów spisowych Jeśli spis będzie wykonywany przez więcej niż jeden zespół spisowy, magazyn należy podzielić na pola spisowe i odpowiednio je oznakować. Po ustaleniu liczby zespołów spisowych do czytników kodów kreskowych (kolektorów danych) należy wgrać z bazy danych zgromadzonych na komputerze stacjonarnym nazwy i indeksy materiałowe zapasów pól spisowych poszczególnym zespołom powinno być dokonane w drodze zarządzenia kierownika jednostki. Po przydzieleniu pól spisowych zespołom spisowym należy wydać czytniki kodów paskowych, arkusze spisu z natury, urządzenia i przyrządy pomiarowe. Czynności inwentaryzacyjne przy zastosowaniu czytników kodów paskowych przeprowadzane są w następujących krokach. KROK 1 - Rozpoczęcie spisu i odebranie oświadczeń od osób materialnie odpowiedzialnych Zespół spisowy rozpoczyna spis w polu spisowym od sczytania czytnikiem lub ręcznego wprowadzenia za pomocą klawiatury czytnika oznaczenia pola spisowego. Następnie zespół spisowy odbiera od osób materialnie odpowiedzialnych za spisywane zapasy oświadczenia o wykonaniu czynności przygotowujących do spisu z natury. KROK 2 - Wykonywanie czynności spisowych - spis z wykorzystaniem czytników kodów paskowych W zależności od rodzaju materiałów spisu dokonuje się: w przypadku przedmiotów oznaczonych kodami na każdej sztuce - poprzez sczytanie kodu z każdej sztuki (program sam grupuje przedmioty o tym samym asortymencie i z tej samej dostawy i podaje ich ogólną ilość w jednej pozycji), w przypadku jednorodnych asortymentowo przedmiotów nieoznaczonych kodem paskowym odrębnie na każdej sztuce - poprzez wprowadzenie za pomocą klawiatury symbolu kodu z nalepki z kodem paskowym umieszczonej w miejscu przechowywania tych przedmiotów i zliczonej ręcznie liczby tych przedmiotów. W trakcie skanowania zapasów magazynowych osoba odpowiedzialna materialnie powinna na bieżąco obserwować prawidłowość tego procesu i zapoznawać się z jego wynikami na ekranie czytnika kodów (kolektora danych). Jeśli zarówno członkowie zespołu spisowego, jak i osoba materialnie odpowiedzialna zgadzają się z danymi wprowadzonymi do czytnika (co do rodzaju składnika majątkowego i jego ilości), dane te są zatwierdzane i umieszczane w pamięci czytnika. Po zakończeniu spisu w danym polu spisowym zespół spisowy odbiera od osoby materialnie odpowiedzialnej oświadczenia na temat prawidłowości przebiegu spisu. KROK 3 - Sporządzenie arkuszy spisowych i zestawień różnic inwentaryzacyjnych Po zakończeniu spisu czytniki kodów zespoły spisowe przekazują przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej. Następnie dane z czytników kodów (kolektorów danych) przesyła się do komputera centralnego, z którego generowane są wydruki arkuszy spisowych. Arkusze te powinni podpisać członkowie zespołu spisowego oraz osoba materialnie odpowiedzialna, ewentualnie inne osoby obecne przy spisie (np. kontroler spisowy). Po zakończeniu spisu we wszystkich polach spisowych system dokonuje wyceny spisanych składników majątkowych oraz generuje zestawienia różnic inwentaryzacyjnych, które są podstawą do dalszego postępowania, tj. wyjaśniania przyczyn powstania różnic, dokonywania kompensat nadwyżek i niedoborów, uznawania ubytków w granicach naturalnych - na zasadach ogólnych. Oprac. Izabela Motowilczuk były wieloletni inspektor kontrol Inwentaryzacja to hasło doskonale znane wszystkim przedsiębiorcom prowadzącym księgi handlowe. Jest nazywana także spisem z natury i utożsamiana z remanentem. Kojarzy się z procesem mozolnym i czasochłonnym. Na czym polega inwentaryzacja, jakie są jej cele i funkcje? Czemu służy sporządzanie spisu z natury? Sprawdźmy! Inwentaryzacja – co to? Jaki ma cel? Każdy przedsiębiorca wie, że przeprowadzenie inwentaryzacji jest jego obowiązkiem. Powinna ona mieć miejsce ostatniego dnia każdego roku obrotowego. Z definicji inwentaryzacja jest zespołem czynności, które mają na celu ustalenie realnego stanu wszystkich rzeczowych i pieniężnych składników majątkowych przedsiębiorstwa, a także jego zobowiązań. Inwentaryzacja jest swego rodzaju kontrolą wewnętrzną, w wyniku której przedsiębiorca może wyjaśnić różnice pomiędzy stanem rzeczywistym, a tym wynikającym z ewidencji księgowej. Wszelkie informacje dotyczące terminów, a także częstotliwości przeprowadzania spisu z natury, zostały określone w Ustawie o rachunkowości. Inwentaryzacja polega na sporządzeniu spisu faktycznego obejmującego zapasy przedsiębiorstwa oraz porównaniu go ze stanem zaksięgowanym. Dzięki temu możliwe jest zastosowanie w przyszłości procesów, które pozwolą poprawić zarządzanie, a w efekcie doprowadzić do wzrostu zysków. Rozliczenie inwentaryzacji powinno być wykonane przed sporządzeniem sprawozdania finansowego w celu rocznego zamknięcia ksiąg rachunkowych. W fachowej literaturze znajdziemy szereg informacji mówiących o tym, jak sprawnie przeprowadzić inwentaryzację. Wśród zasad gwarantujących sukces spisu z natury możemy wskazać między innymi zasadę terminowości i częstotliwości, która polega na przeprowadzeniu procesu zgodnie z terminami ujętymi w planie. Przyjęło się, że jedną z zasad przeprowadzania inwentaryzacji jest ta mówiąca o „zamkniętych drzwiach”. Co to oznacza? Nic innego jak wykonywanie czynności inwentaryzacyjnych w czasie, kiedy firma pozostaje nieczynna. Ważny jest także dokładny pomiar i identyfikacja wartości pieniężnych i handlowych, a także określenie kolejności prac. W procesie ewidencji znaczenie ma także zasada kompletności i kompleksowości, czyli uwzględnienie wszystkich składników majątkowych będących na stanie. Zasadą wzbudzającą nieco kontrowersji jest ta mówiąca o inwentaryzacji z zaskoczenia. Stosowana bywa ona w przypadku, gdy osoba zarządzająca ma na przykład ograniczone zaufanie do personelu danej jednostki. Wówczas może zlecić spis w najmniej oczekiwanym momencie. Na koniec warto wspomnieć o zalecanej zasadzie mówiącej o komisyjności oraz fachowości. Oznacza to, że spis z natury powinien być wykonywany przez co najmniej dwie odpowiednio wykwalifikowane osoby. Metody inwentaryzacji W różnych źródłach znajdziemy szereg informacji dotyczących sposobów inwentaryzacji. Wśród metod możemy wyróżnić trzy naczelne: • spis z natury,• uzgadnianie sald,• weryfikacja ksiąg z dokumentami. Co najważniejsze, sposoby dokonywania inwentaryzacji nie są regulowane przez Ustawę o rachunkowości. Zatem może ona zostać przeprowadzona według metod indywidualnie wybranych przez przedsiębiorstwo. potwierdzenie sald Ta forma inwentaryzacji opiera się na uzgodnieniu sald, które obejmują stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych, wszelkie pożyczki i kredyty, a także należności i zobowiązania. weryfikacja Kolejna metoda inwentaryzacji dotyczy weryfikacji stanu ewidencyjnego, czyli porównania stanów księgowych w księgach rachunkowych z danymi w innych dokumentach, rejestrach i kartotekach. pośrednia uproszczona Metodę tę stosuje się, gdy niemożliwe jest przeprowadzenie spisu z natury. Składniki majątkowe spisywane są w przybliżeniu zgodnie z przyjętą procedurą np. szacowanie, próbę reprezentatywną, ocenę specjalistów itp. spis z natury Choć wymieniany tu jako ostatni, spis z natury jest w istocie podstawową metodą przeprowadzenia inwentaryzacji, dlatego przyjrzyjmy się mu bliżej. Inwentaryzacja prowadzona według jego zasad służy ustaleniu stanu faktycznego składników majątkowych przedsiębiorstwa. Spis z natury polega na fizycznym policzeniu aktywów i naniesieniu danych na odpowiedni arkusz. Następnym krokiem jest porównanie składników z danymi zapisanymi w księgach rachunkowych. Spisem z natury określa się także dokument pozwalający ocenić rzeczywisty stan ilościowy i wartość składników majątku firmy. Spis przygotowują z końcem roku przedsiębiorcy, którzy prowadzą księgę przychodów i rozchodów. Spis jest zawsze ostatnim punktem KPiR w każdym roku podatkowym. Jest też obowiązkowy, jeśli firma rozlicza się ryczałtem ewidencjonowanym. Przydaje się ponadto np. kiedy zmienia się wspólnik albo w momencie zamknięcia działalności gospodarczej. Choć wydaje się, że inwentaryzacja, spis z natury dotyczą tylko firm produkcyjnych czy sklepów, także przedsiębiorstwa usługowe mają obowiązek przygotować ten dokument. Co musi zostać spisane? Spis z natury polega na sprawdzeniu, czy stan majątkowy firmy jest zgodny ze stanem ewidencji księgowej. A zatem poza towarami handlowymi na liście powinno się też umieścić półwyroby potrzebne w produkcji, wszystkie podstawowe i pomocnicze materiały, rzeczy, których produkcja jest w toku, a nawet odpady i braki. Druk inwentaryzacji nie uwzględnia natomiast wyposażenia zakładu ani środków trwałych firmy (poza spisem przygotowywanym na zamknięcie działalności gospodarczej). Nie podlicza się też wartości niematerialnych i prawnych, czyli np. licencji. Nawet jeśli w dniu inwentaryzacji firma nie dysponuje majątkiem, który można by podliczyć, należy uzupełnić arkusz. Łączna wartość wynosić będzie zero i taki zerowy spis z natury musi znaleźć się na końcu księgi przychodów i rozchodów w danym roku. Zanim w firmie przeprowadzi się inwentaryzację, należy wyznaczyć jej czas, zakres oraz powołać komisję odpowiedzialną za dokonanie spisu. Członkowie komisji nie powinni znać stanu ewidencji księgowej. Nie mogą się nim bowiem sugerować, ustalając rzeczywistą ilość. Jeśli chodzi o spis z natury, druk powinien być sporządzony starannie i w sposób trwały. Nie należy wypełniać go zatem ołówkiem. Arkusz spisu z natury nie jest szczególnie skomplikowany. Na wielu stronach internetowych z poradami księgowymi można znaleźć tabelę do pobrania, jednak nie ma żadnych przeszkód, aby taki szablon sporządzić samodzielnie. Jakie elementy są w spisie obowiązkowe? Przede wszystkim należy podać nazwę firmy, datę inwentaryzacji i numer porządkowy spisu. Poszczególne wyliczone składniki majątku powinny być ponumerowane. Kolejne wiersze dokumentu muszą zawierać: nazwę składnika majątku, jednostkę miary (ile czegoś powinno być), ilość ustaloną w czasie spisu (ile czegoś jest), cenę w złotych i groszach, wartość składnika majątku (cena x ilość ustalona w spisie), łączną wartość spisu z natury. Na koniec należy wpisać: „Spis zakończono na pozycji nr …” oraz podać imiona i nazwiska osób dokonujących spisu z natury. Zgodność obliczeń ze stanem faktycznym potwierdza podpis właściciela firmy. Rodzaje inwentaryzacji Inwentaryzację można podzielić według różnych kryteriów, np. częstotliwość, zakres, okoliczności jej przeprowadzenia. Przedsiębiorca decyduje o tym, jaka forma kontroli majątku będzie dla niego najbardziej funkcjonalna. inwentaryzacja ciągła Ze względu na częstotliwość przeprowadzania wyróżnia się między innymi inwentaryzację ciągłą. Jej istotą jest weryfikacja stanu majątku w sposób sukcesywny tak, aby w wyznaczonym czasie został on ustalony dla wszystkich składników podlegających ewidencji. Inwentaryzacja ciągła zazwyczaj przeprowadzana jest w większych magazynach, gdzie składniki majątkowe rozliczane są ilościowo lub wartościowo. Bywa, że spis o charakterze ciągłym może trwać nawet cały rok. inwentaryzacja roczna Drugi rodzaje inwentaryzacji to inwentaryzacja roczna. Przeprowadzana jest ona celem ustalenia dochodu do opodatkowania lub po to, by urzeczywistnić wynik finansowy firmy. Co jednak najważniejsze – umożliwia przygotowanie zamknięcia ksiąg rachunkowych. Jak mówi Ustawa o rachunkowości, inwentaryzacja roczna powinna mieć miejsce ostatniego dnia każdego roku obrotowego, jednak nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem tego roku i nie później niż do 15. dnia roku następnego. inwentaryzacja doraźna Rozliczenie inwentury można podzielić także według kryterium powtarzalności. Tutaj z kolei wyodrębnia się inwentaryzację doraźną i cykliczną. Ta pierwsza, jak sama nazwa wskazuje, przeprowadzana jest doraźnie, w miarę potrzeb danej jednostki. Sytuacją, która może wymóc przeprowadzenie spisu inwentarza, będzie na przykład zmiana osoby odpowiadającej materialnie w przedsiębiorstwie, czy też postawienie firmy w stan upadłości. inwentaryzacja cykliczna Inwentaryzacja cykliczna to jeden z rodzajów inwentaryzacji systematycznej. Jego cechą charakterystyczną jest stała częstotliwość powtarzania. Co to oznacza w praktyce? Zazwyczaj odbywa się w odstępach czasowych, które są z góry ustalone. Może mieć miejsca na przykład co kwartał, co dwa lata lub w innych, określonych odstępach czasu. inwentaryzacja nadzwyczajna Spośród zasad i rodzajów inwentaryzacji możemy wyróżnić także inwentaryzację nadzwyczajną. Z tą do czynienia mamy wówczas, gdy wystąpią szczególne okoliczności uzasadniające jej przeprowadzenie. Konkretniej? Spis o charakterze nadzwyczajnym odbędzie się na żądanie czy wniosek organów zewnętrznych, a także w sytuacjach kryzysowych (np. kradzież z włamaniem), czy w przypadku wystąpienia klęsk żywiołowych (np. pożar, powódź). W powyższych okolicznościach spis może obejmować całość majątku lub jedynie jego część. inwentaryzacja częściowa Klasyczna inwentaryzacja, czyli inwentaryzacja pełna, polega na ustaleniu rzeczywistego stanu wszystkich aktywów i pasywów objętych spisem. Zdarzają się jednak sytuacje, w których nie zachodzi konieczność objęcia procesem całości majątku – dokładnie tak jak w wyżej omawianym przypadku. Optymalnym wyjściem w takiej sytuacji będzie właśnie inwentaryzacja częściowa obejmująca tylko niektóre składniki majątkowe przedsiębiorstwa. Może ona dotyczyć jedynie tych, które powierzone są osobie materialnie odpowiedzialnej, czy takich, które znajdują się na przykład w wybranych pomieszczeniach. inwentaryzacja kontrolna Jak wiadomo, spis z natury jest podstawowym składnikiem kontrolnym przedsiębiorstwa. Jednym z wyodrębnionych rodzajów inwentaryzacji jest właśnie inwentaryzacja kontrolna - wykonywana w celach weryfikacyjnych. Zlecona może zostać zarówno przez organy zewnętrzne firmy, ale także osoby zarządzające przedsiębiorstwem. Do czynienia z nią możemy mieć na przykład w sytuacji, gdy kierownictwo firmy postanowi skontrolować i zweryfikować pracę poszczególnych organów. Inwentaryzacja – kto musi ją zrobić? Inwentaryzacja – według wspomnianej wyżej Ustawy o rachunkowości – jest obowiązkiem każdego przedsiębiorstwa, które prowadzi księgi rachunkowe. W dokumencie nie znajdziemy jednak żadnych wskazówek dotyczących zasad czy technik jej przeprowadzania. Z uwagi na to każda jednostka powinna wypracować je we własnym zakresie, a wybrany sposób przeprowadzenia ewidencji musi uwzględniać wielkość, rodzaj oraz specyfikę posiadanych zasobów. Kary za brak inwentaryzacji W przypadku niedopełnienia obowiązku inwentaryzacji przedsiębiorca musi liczyć się z konsekwencjami ze strony fiskusa. Zgodnie z art. 61. Kodeksu karnego skarbowego: Art. 61. [Uchybienia w prowadzeniu księgi]§ 1. Kto nierzetelnie prowadzi księgę, podlega karze grzywny do 240 stawek dziennych.§ 2. W wypadku mniejszej wagi, sprawca czynu zabronionego określonego w § 1 podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe.§ 3. Karze określonej w § 2 podlega także ten, kto wadliwie prowadzi księgę. Najczęstsze błędy w inwentaryzacji Wybór metody sporządzenia spisu leży w gestii każdego przedsiębiorstwa i niestety często możemy spotkać się z pewnymi nieprawidłowościami związanymi z jej przeprowadzeniem. W jaki sposób ich uniknąć? Najlepiej zdecydować się na powszechnie wykorzystywane procedury organizacji czynności inwentaryzacyjnych i wykorzystać w tym celu reguły utrwalone przez ogólną praktykę, a opierające się na fachowej wiedzy. Warto wiedzieć, że inwentaryzacja może być przeprowadzana ręcznie lub też za pomocą narzędzi informatycznych. W tym celu można wykorzystać drukarkę etykiet, czytnik kodów kreskowych czy chociażby kolektory danych. Do najczęstszych błędów popełnianych w czasie przeglądu stanu magazynowego należą: nieprzekazanie instrukcji inwentaryzacji pracownikom, nieprawidłowe dokumentowanie stanu magazynowego, wynikające ze zbyt ogólnych czy niejasnych wytycznych, ukrywanie nadwyżek lub niedoborów towarów, kompensowanie różnic inwentaryzacyjnych zbliżonymi artykułami, nieprzestrzeganie ustalonych terminów inwentaryzacji, pomijanie artykułów, które nie mają kodu kreskowego, nieumiejętna wycena składników, błędna weryfikacja przydatności składników, uwzględnianie w spisie artykułów niepotrzebnych, które miały zostać usunięte i nie powinny się znaleźć w dokumentacji jako nadwyżki, nieobecność osób odpowiadających materialnie za spisywane mienie. Jak uniknąć błędów w inwentaryzacji? Należy pamiętać, by instrukcja była dostępna dla wszystkich przeprowadzających inwentaryzację osób. Pracownicy muszą być odpowiednio przeszkoleni. Za prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji odpowiada kierownik jednostki. Wyznacza on osoby, które będą jej dokonywać, jednak jeśli chce przenieść na kogoś odpowiedzialność za poprawność inwentaryzacji, powinno to zostać udokumentowane na piśmie i z zachowaniem wszystkich ograniczeń prawnych. Zgodnie z art. 4. ust. 5 Ustawy o rachunkowości kierownik nie może na przykład przenieść odpowiedzialności na kogoś innego za przeprowadzenie inwentaryzacji dokonywanej w formie spisu z natury. Istotne jest to, że dopuszczalne są różne metody inwentaryzacji, gdyż wspomniana ustawa nie reguluje samego sposobu jej przeprowadzania. Niemniej rozdział 3. tego aktu dostarcza ważnych informacji na temat ram prawnych przeglądu inwentarza firmy, dlatego każdy przedsiębiorca powinien się z nim zapoznać. Warto również zaznajomić się z Rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (art. 27-29 traktują o zasadach spisu z natury). Inwentaryzację metodą spisu z natury możesz zacząć już od 1 października. Zobacz, jak sprawnie przeprowadzić spis z natury. Pobierz niezbędne wzory. Zyskaj DARMOWY dostęp do pełnej treści tego artykułu Jeśli masz dostęp to zaloguj się Dzięki darmowemu dostępowi Zyskasz: Rozwiązania swoich problemów księgowych. Poczucie bezpieczeństwa przy rozliczeniach. Zawsze najlepszą ocenę w oczach swojego szefa. Oficyna FK to: Aktualne interpretacje prawa księgowego. Narzędzia księgowe i kadrowe. eBooki na temat najnowszych zmian w prawie. Materiały Video. Przygotowanie i przeprowadzenie inwentaryzacji to zwykle znaczące wyzwanie organizacyjne, które wymaga zaangażowania zasobów kadrowych firmy lub zlecenia tych czynności jednostkom zewnętrznym. Wyjątkowo czasochłonna i skomplikowana może się okazać inwentaryzacja w jednostkach gospodarczych, które prowadzą działalność produkcyjną lub handlową albo posiadają wiele różnego rodzaju zapasów. Zapasy stanowią element aktywów obrotowych, dla których przyjmuje się, że zostaną zbyte, staną się wymagalne lub będą trwać nie dłużej niż 12 miesięcy od dnia bilansowego. Rzeczowe aktywa obrotowe to według definicji art. 3. ust. 1 pkt 19 ustawy o rachunkowości (dalej: uor) materiały nabyte w celu zużycia na własne potrzeby, wytworzone lub przetworzone przez jednostkę produkty gotowe (wyroby i usługi) zdatne do sprzedaży lub w toku produkcji, półprodukty oraz towary nabyte w celu odsprzedaży w stanie nieprzetworzonym. Dodatkowo, art. 3 ust. 1 pkt 18 lit. a zawiera pewne uściślenie, które dotyczy okresu przetrzymywania przez jednostkę zapasów. Przepis ten głosi, że rzeczowe aktywa obrotowe (a co za tym idzie także zapasy) są przeznaczone do zbycia lub zużycia w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego lub w ciągu normalnego cyklu operacyjnego właściwego dla danej działalności, jeżeli trwa on dłużej niż 12 miesięcy. Rozszerzenie w stanowisku KSR Ustawa o rachunkowości nie daje szczegółowych wytycznych, jak należy zorganizować proces inwentaryzacji zapasów. W razie wątpliwości dotyczących przeprowadzenia całej procedury warto sięgnąć po stanowisko Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów. Dla przypomnienia: na podstawie art. 10 ust. 3 uor, w sprawach nieuregulowanych jej przepisami, przyjmując zasady (politykę) rachunkowości, jednostki mogą stosować krajowe standardy rachunkowości wydane przez Komitet Standardów Rachunkowości, a w przypadku braku odpowiedniego standardu krajowego – MSR. Kolejność wyboru konkretnych uregulowań prawa bilansowego – lokalnych bądź międzynarodowych przepisów – doprecyzowuje Krajowy Standard Rachunkowości nr 7 „Zmiany zasad (polityki) rachunkowości, wartości szacunkowych, poprawianie błędów, zdarzenia następujące po dniu bilansowym – ujęcie i prezentacja" (dalej: KSR 7). Zgodnie z paragrafem KSR 7 w sprawach nieuregulowanych przepisami uor w pierwszej kolejności jednostka powinna stosować krajowe standardy rachunkowości, a staje się to możliwe wtedy, gdy kierownik jednostki podjął decyzję o ich włączeniu do przyjętych przez nią zasad (polityki) rachunkowości. Jednostki, które postanowiły nie stosować krajowych standardów rachunkowości, nie mogą stwierdzać w przyjętych zasadach (polityce) rachunkowości, że w sprawach nieuregulowanych przepisami ustawy stosują MSR. Decyzja kierownika jednostki o stosowaniu tylko wybranych KSR spośród tych, które jej dotyczą, albo przyjęcie tylko niektórych ich postanowień, jest równoważna decyzji o nieprzyjęciu do stosowania KSR. Nie ma potrzeby ujawnienia w sprawozdaniu finansowym faktu nieprzyjęcia KSR do zasad (polityki) rachunkowości, stosowanych przez jednostkę. W takiej sytuacji, w każdym przypadku wystąpienia w działalności jednostki transakcji, zdarzenia lub warunku będących sprawami, których przepisy o rachunkowości nie regulują, jednostka jest zobowiązana do szczegółowego opracowania i uzasadnienia przyjętych zasad (polityki) rachunkowości w tych sprawach i ujawnienia tych spraw i zasad w sprawozdaniu finansowym. Wskazówki i dobre praktyki Stanowisko KSR w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów nawiązuje do zapisów art. 26 i 27 uor, wyjaśniając przy tym szczerzej problemy merytoryczne i organizacyjne, które mogą powstać przy przeprowadzaniu inwentaryzacji. W stanowisku przedstawiono dobre praktyki oraz wskazówki sprzyjające prawidłowej i sprawnej inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury. Podkreślono również, że właściwa organizacja i prawidłowy, a zarazem sprawny przebieg spisu z natury, decydują o wiarygodności jego rezultatów, jednocześnie pozwalając na zmniejszenie czaso- i kosztochłonności czynności spisowych oraz ograniczenie zakłóceń działalności jednostki podczas spisu. Krok po kroku Rozpoczęcie spisu z natury wymaga spełnienia określonych warunków, a jeżeli którykolwiek z warunków nie zostanie spełniony, przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej lub wyznaczony do tego członek komisji podejmuje odpowiednie działania zaradcze, zapewniające prawidłowy przebieg spisu. Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej lub wyznaczony przez niego członek komisji rozpoczyna spis z natury w wyznaczonym dniu i godzinie oraz jednym lub kilku miejscach po upewnieniu się, że: - zespoły spisowe są w kompletnym składzie i są obecne osoby odpowiedzialne za zapasy będące przedmiotem spisu; - zespoły spisowe otrzymały za pokwitowaniem w zestawieniu kontrolnym wystarczającą liczbę odpowiednio oznakowanych dokumentów (np. arkuszy) spisowych i niezbędne wyposażenie; - dane o stanie ilościowym zapasów objętych spisem są niedostępne zespołom spisowym; - osoby odpowiedzialne za objęte spisem zapasy złożyły księgowemu pisemne oświadczenia, że wszystkie dowody przychodu i rozchodu objętych spisem zapasów zostały mu przekazane, a na oświadczeniu podano numery lub inne znamiona ostatnich dowodów przychodu i rozchodu. Jeśli spis z natury ze względu na specyfikę działalności danej jednostki gospodarczej rozpoczyna się jednocześnie w więcej niż jednej lokalizacji, to każdy zespół spisowy powinien mieć zapewnioną możliwość bieżącego kontaktu z przewodniczącym komisji inwentaryzacyjnej lub innym członkiem komisji upoważnionym do podejmowania decyzji. Autopromocja Specjalna oferta letnia Pełen dostęp do treści "Rzeczpospolitej" za 5,90 zł/miesiąc KUP TERAZ Liczenie, ważenie, mierzenie Spis z natury polega na ustaleniu drogą pomiaru ilościowego stanu zapasów, ocenie ich jakości oraz zapisaniu tych ustaleń w arkuszu spisowym lub na innym nośniku danych utrwalającym wyniki spisu. Zadaniem zespołu spisowego jest zatem ustalenie ilości i jakości wszystkich składników zapasów znajdujących się na polu spisowym – ściśle określonej części jednostki, w której znajdują się zapasy powierzone osobie odpowiedzialnej. Spisane składniki oznacza się, aby zapobiec ich powtórnemu spisaniu. Jeżeli ten sam asortyment zapasów jest składowany w kilku miejscach jednego pola spisowego, to ilości stwierdzone w poszczególnych miejscach składowania traktuje się wstępnie tak, jakby to były różne składniki zapasów, zapisując je w oddzielnych wierszach arkusza spisowego, a następnie ujmuje je łącznie w zestawieniach zbiorczych. Jeżeli na jednym polu spisowym składowane są różne rodzaje zapasów, np. materiały i towary albo towary i wyroby gotowe, to wskazane jest przeznaczenie dla każdego rodzaju zapasów odrębnego arkusza spisowego. Stan ilościowy każdego składnika zapasów ustala się odpowiednio do jego charakteru poprzez takie czynności jak: - liczenie (sztuki), - ważenie, - pomiar długości, powierzchni lub objętości – z użyciem odpowiednich urządzeń pomiarowych. Wyniki pomiaru wyraża się w jednostkach miary przyjętych w ewidencji księgowej zapasów. Zazwyczaj są to jednostki miary stosowane w obrocie towarowym. Jeżeli jednak właściwy pomiar następuje z użyciem innej jednostki miary niż przyjęta w ewidencji księgowej zapasów, to w arkuszu spisowym zamieszcza się odpowiednią uwagę lub stosuje się odpowiednie tabele przeliczeniowe. Z kolei, jeśli waga spisywanego składnika zapasów zmienia się w zależności od czynników atmosferycznych, na przykład wilgotności powietrza, to w przypadku asortymentu, znajdującego się w oryginalnym nienaruszonym opakowaniu (np. bele bawełny, rolki wełny mineralnej), przyjmuje się wagę deklarowaną na opakowaniu.?Stanowisko KSR opisuje też sposób postępowania w przypadku prowadzenia spisu z natury w specyficznych warunkach >patrz tabela na >H6. Arkusz spisowy to nie tylko papier Postęp technologiczny dotyczy wszystkich branż, dlatego stanowisko KSR dotyczące spisu z natury dopuszcza inwentaryzację zapasów drogą spisu z natury wspomaganą informatycznie, która przyspiesza przebieg spisu i zmniejsza ryzyko błędów. Wspomaganie może polegać między innymi na: - elektronicznym wypełnianiu przez zespoły spisowe dokumentacji inwentaryzacyjnej, przede wszystkim arkuszy spisowych; - korzystaniu ze specjalistycznego oprogramowania przeznaczonego do przeprowadzania spisu z natury lub podobnej funkcji w systemach księgowych, w szczególności zapewniających bieżące wykazywanie wyników spisu oraz tworzenie dokumentacji spisowej, w tym ustalanie różnic inwentaryzacyjnych; - przeprowadzaniu spisu za pomocą mobilnych urządzeń, tj. skanerów, pod warunkiem uprzedniego oznaczenia składników zapasów stanowiących przedmiot spisu odpowiednimi kodami identyfikującymi – z zastrzeżeniem, że skanery stosuje się do identyfikacji i liczenia składników zapasów, ale nie zapewniają ustalenia wagi ani objętości, które następują w kolejnych etapach spisu, również z użyciem oprogramowania. Inwentaryzacja zapasów drogą spisu z natury w całości wspomagana informatycznie przebiega z zachowaniem zasad ogólnych dotyczących zapasów. Przed przystąpieniem do spisu niezbędne jest uzgodnienie danych o zapasach zapisanych w skanerach z centralną bazą danych i autoryzacja członków zespołu spisowego, aby umożliwić im korzystanie ze skanerów. Uzgodnienie to dotyczy symboli (indeksów) składników zapasów, jednostek miary oraz ewentualnie opisu ich cech i lokalizacji, jeżeli są one weryfikowane podczas spisu. W czasie spisu zespół spisowy skanuje kody i weryfikuje odczytane przez skaner szczegółowe informacje o spisywanym składniku zapasów, np. jego cechy zewnętrzne, termin przydatności, umiejscowienie w magazynie. Stany i kody (oznaczenia) identyfikujące składniki zapasów są automatycznie zapisywane w pamięci skanerów, przy czym zespół spisowy nie ma możliwości modyfikowania tych zapisów. Po zakończeniu spisu wynik skanowania jest przekazywany do centralnego systemu informatycznego w celu sporządzenia arkuszy spisowych lub równoważnych im dokumentów. Ujawnione w trakcie spisu składniki zapasów o kodach nieujętych w bazie danych skanerów lub pozbawione kodu są spisywane według ogólnych zasad na papierowym arkuszu spisowym. Dokumenty spisowe są podpisywane elektronicznie albo tradycyjnie, w zależności od przyjętego w systemie sposobu autoryzacji. ?

arkusz spisu z natury ilościowy